“Uno de los principales objetivos que nos planteamos al inicio de la gestión fue avanzar hacia la tramitación online. Lo primero que hicimos fue relevar la información de los trámites provinciales para ponerlos a disposición en una plataforma, el Portal Único de Trámites, con el objetivo de ofrecer datos que estaban dispersos en la administración pública y hacían que una persona llame a diferentes organismos para consultar o perdiera tiempo con requisitos que siempre faltan por falta de información previa”, explicó Escandón.
La titular de Modernización, agregó luego que “quisimos que toda esa información esté disponible de manera online, además del contacto de la oficina correspondiente para consultas. Luego agregamos el turnero online, proceso que se aceleró durante la pandemia, y se avanzó en la simplificación de varios trámites. Fue un trabajo siempre articulado y transversal con cada organismo que culminó con el desarrollo de un módulo de trámites en el nuevo portal del Gobierno de Entre Ríos, que es el que actualmente está disponible, y que reemplazó al Portal Único de Trámites que habíamos desarrollado inicialmente”.
La funcionaria también adelantó que “estos primeros pasos abrieron la puerta a una última etapa, que es la del actual proyecto de tramitación ciudadana 100 por ciento digital”. “Se trata de un desarrollo conjunto con la Universidad Tecnológica Nacional (UTN) que está pronto a publicarse. Lo denominamos Portal Ciudadano y, al estilo de la plataforma nacional Mi Argentina, permitirá a las y los entrerrianos tener su propio usuario vinculado online a sus trámites a distancia totalmente digitales, información personal y documentación que tiene con la provincia. Es un gran proyecto que tiene un 95 por ciento de avance”, enfatizó Escandón.
A través de estas políticas, Entre Ríos dio un salto cualitativo en calidad, eficiencia y eficacia de la gestión pública. Para ello, se avanzó en la transformación de la administración pública mediante la digitalización, el desarrollo del expediente electrónico, capacitaciones permanentes al personal y la simplificación de trámites. Todo ello ubica como una de las provincias con mayor modernización.
Sistema de gestión de expedientes electrónicos
Entre las políticas más relevantes para volver más eficiente la administración pública se encuentran el desarrollo del nuevo Sistema de Gestión de Expedientes Electrónicos, que comenzó con los primeros expedientes 100 por ciento digitales para los trámites provinciales. Esto simplificó los procesos administrativos y acortó tiempos de gestión.
Ese sistema se complementó con la creación, en 2016, del primer Centro de Digitalización, que inauguró un proceso clave de modernización a partir del cual es posible que otros procedimientos se lleven a cabo.
Al momento Entre Ríos lleva digitalizados 241.646 expedientes, y 3.019 firmas digitales otorgadas. La gestión actual también promovió la sanción de la adhesión a la Ley Nacional de Firma Digital, que constituyó a la Secretaría de Modernización como Autoridad de Registro.
En 2020 comenzó el desarrollo del Sistema de Gestión de Expediente Electrónico de la administración pública provincial. Se trata de un sistema integrado de nacimiento digital, seguimiento y registro de movimientos de actuaciones y expedientes, su caratulación y numeración, y notificación electrónica.
En 2023 se implementó, y a fines de octubre ya se llevaban 1.136 expedientes electrónicos generados, como la Solicitud de pago de título, Certificación de antigüedad, Certificaciones de servicio, Expurgo, Solicitud de actor y Programa de despapelización.
Asimismo, se llevó a cabo un relevamiento de los trámites a implementar, tales como el pago de servicios básicos, convenios de pasantías y pagos de seguros para una Etapa II. Para ello se capacitó a 1.200 personas que trabajan en diversas áreas de la administración pública provincial en forma presencial y 300 bajo modalidad virtual.
En tal sentido, la secretaria de Modernización, Lucrecia Escandón indicó que “el Sistema de Gestión de Expedientes es el resultado de un recorrido por varios procesos como la digitalización y la implementación de la firma digital, el desarrollo del sistema, la inversión en infraestructura tecnológica, un importante relevamiento de trámites, el trabajo jurídico y normativo (leyes y resoluciones), además de las capacitaciones y mesas de trabajo con las trabajadoras y trabajadores para implementarlo y que este año posibilitaron que comencemos con las primeras tramitaciones 100 por ciento electrónicas”.
Otro salto cualitativo fue la simplificación de trámites provinciales, el relevamiento y trabajo continuo con los organismos para lograr un sistema enteramente online.
Portal único de trámites
El primer paso en esta dirección fue la creación del primer Portal Único de Trámites con información de 160 trámites provinciales y, luego, el desarrollo de un módulo específico de trámites en el nuevo portal del Gobierno de Entre Ríos, ascendiendo a 209 trámites de 33 organismos. Este módulo ofrece mayor acceso a información y una interfaz más amigable e intuitiva, integrada a la nueva arquitectura web del portal del Gobierno de Entre Ríos, diseñado en esta gestión con el fin de mejorar la transparencia y el acceso ciudadano a programas, novedades, trámites y servicios.
Se desarrollaron además sistemas internos para mejorar y simplificar los trámites provinciales como el Registro Civil Digital aportando seguridad, agilidad y resguardo de la información; el Turnero online para todos los organismos provinciales, se simplificaron los procedimientos para realizar la Inspección Física Vehicular en la Policía de Entre Ríos, reduciendo el tiempo de tramitación de un promedio de 4 horas a 20 minutos; el Sistema de consulta online de trámites y dictámenes jurídicos de la Dirección de Inspección de Personería Jurídica, permitiendo que más del 70 por ciento de la ciudadanía que realiza trámites en el organismo fuera de la ciudad de Paraná no deba movilizarse físicamente para hacer una consulta; el Sistema de Gestión de Comedores para el Ministerio de Desarrollo Social, permitiendo asignar partidas a cada uno de los comedores (escolares y comunitarios), entre otras funciones. Además de Certificados de Vigencia Comercial, sistemas de trámites y consultas para los registros de Propiedad e Inmueble, Registro de Efectores de la Economía Social (REESER); el Sistema de Inhibiciones y Juicios Universales (SIJU), el Sistema de Gestión de Inmuebles, y el Registro Único Nominal de la Niñez de Entre Ríos del COPNAF (RUNNER) como los más destacados.
Dspapelización
Por otra parte, la Secretaría de Modernización implementa desde 2017 el Programa de Despapelización de la Administración Pública al que adhieron cerca de 40 organismos y con el que se lograron descartar 86.000 kilos de papel.
Los organismos que implementan este programa apadrinan a instituciones (a elección) con la entrega de mobiliarios sustentables para espacios verdes y/o juegos infantiles elaborados con material reciclado, que se adquieren a partir de la venta del papel descartado y recolectado de las oficinas. A la vez, la provincia ahorra 17.000 kilos por año desde la puesta en funcionamiento del sistema Recibo Digital en 2016, en el cual ya se han registrado 111.129 trabajadoras/es, casi el 90 por ciento del total de agentes estatales.
Digitalización para una mayor eficiencia
En tanto, en lo que refiere a la digitalización de documentación, en 2016 se creó el Centro de Digitalización con el propósito de generar mayor eficiencia, garantizar seguridad jurídica para la documentación pública, transparencia de datos y de los procedimientos así como confidencialidad e integridad de la información.
A la fecha se digitalizaron 241.646 expedientes que totalizan más de 1.461.381 fojas en más de 38 organismos.
Actualmente, la provincia ya cuenta con el Decreto de Expurgo N° 2651/18 y un Protocolo de Digitalización para toda la administración pública, disponible en el sitio web de la Secretaría de Modernización.
Otra línea de acción para la innovación pública fue la adhesión de la provincia a la Ley Nacional de Firma Digital, logrando que en 2019 la Secretaría de Modernización se constituya como Autoridad de Registro.
Desde entonces, se otorgaron 3.019 firmas digitales y se brindó asesoramiento permanente al sector público y privado, a los colegios profesionales, a los diferentes poderes gubernamentales (legislativo y judicial), a las universidades y organizaciones de la sociedad civil con el fin de avanzar en la plena implementación de la firma digital en todos los procedimientos administrativos de la provincia, articulando los organismos y capacitándolos.
Para ello se utilizó la plataforma del Plan de Capacitaciones de la provincia y hoy cualquier persona que desee tramitar su firma digital puede acceder en el sitio web de la Secretaría de Modernización a los instructivos, videos y normativas.
Datos
-Con el Sistema de Gestión de Expediente Electrónicos, se gestionaron más de 1.000 expedientes electrónicos para seis trámites y cuatro más a implementar.
-Se llevan descartados 85.917 kilos de papel en los 40 organismos públicos adheridos al Programa de Despapelización.
-Se digitalizaron 241.646 expedientes que totalizan más de 1.461.381 fojas en 38 organismos.
-Se implementó el nuevo sistema online de Recibo Digital con 111.129 usuarios registrados.
-Se desarrolló un módulo de información de trámites en el nuevo portal del Gobierno de Entre Ríos con 209 trámites provinciales de 33 organismos. En 2023 se desarrolló un 95 por ciento del Portal Ciudadano.
-A partir de convenios con universidades públicas, en Plan de Capacitaciones de la Administración Pública se dictaron 405 cursos y se capacitaron 13.958 trabajadoras/es de la provincia y de los municipios entre 2016 y 2023.